Het papierloze kantoor

Overal lees je over het papierloze kantoor. Maar kunnen bedrijven echt zonder gedrukte documenten?

Met de uitvinding van het drukken werd het gedrukte woord een massamedium en de verspreiding van kennis nam zijn loop. Sindsdien zijn er steeds meer boeken gedrukt en is kennis gemakkelijker overgedragen. Met de uitvinding van de computer en de uitvinding van de thuisprinter was het ook mogelijk om fysiek digitale inhoud te maken en te verspreiden. Er waren echter ruim 500 jaar tussen deze uitvindingen. Maar nu is het gedrukte woord op papier plotseling verouderd? Digitalisering vordert ongetwijfeld in een ongekend tempo en komt altijd met nieuwe mogelijkheden.

Van het dagelijkse leven tot op kantoor

We leven in revolutionaire tijden, als je wilt. Het papier als kennisverspreiding heeft altijd bestaan. Nu zijn we bezig dat te veranderen. E-readers worden steeds populairder, kranten bieden e-paper aan of schakelen zelfs volledig over op het digitale alternatief en daarom past de werkende wereld zich steeds meer aan. Het doel van veel bedrijven is om het papierloze kantoor op dit moment te realiseren. Waarom dit vooral in het bedrijfsleven zo interessant is, onthult een eenvoudige blik op de belangrijkste voordelen van digitaal documentbeheer.

Duurzaamheid en kostenbesparingen

Beginnen met duurzaamheid. Veel papier en printerinkt komen het land binnen en vervuilen het milieu enorm. Het papier- en printvolume is in het verleden maximaal gegroeid, hele bossen moesten erin geloven. Maar niet alleen voor het milieu, maar ook voor de eigen bedrijfskosten, betekent de overgang van papier naar digitaal document positieve effecten. Alleen toner- en printercartridges zijn ongelooflijk duur en kunnen gemakkelijk worden opgeslagen. Papier en de verwijdering ervan worden ook geëlimineerd. Een ander voordeel doet zich voor op het gebied van timemanagement. Als documenten vervelend moeten worden afgedrukt, verwerkt, aangepast en opnieuw afgedrukt en dienovereenkomstig worden doorgegeven, kost dit veel tijd. Digitale documenten kunnen veel snellere workflows opleveren.

Nog meer besparingen

U kunt ook in teamverband aan een digitaal document werken. Met het juiste documentbeheersysteem kan dit zelfs op hetzelfde digitale document tegelijkertijd en in realtime gebeuren. Zo wordt de communicatie in het team aanzienlijk verbeterd en worden er minder fouten geproduceerd. Ook worden kosten voor opslag en archivering geëlimineerd en krijgt u nieuwe ruimte in het kantoorgebouw. Een fysiek kamp is niet langer nodig in de toekomst. Een ander voordeel is de digitale archivering bij het zoeken naar specifieke documenten. Dit is veel eenvoudiger in digitale vorm dan in analoge.

Digitaal in de toekomst

Uiteindelijk garandeert de stap naar het papierloze kantoor uw eigen toekomst en concurrentievermogen. Wat spreekt deze stap dan tegen? Welnu, het doorbreken van oude gedragspatronen van werknemers kan vaak leiden tot spanningen. Als u een nieuw systeem van bovenaf dicteert, kan het gebeuren dat dit niet wordt geaccepteerd en de investering in bijvoorbeeld een bijbehorende software gratis was. Het realiseren van het papierloze kantoor vereist discipline en goede communicatie met alle afdelingen. Alleen wanneer alle medewerkers samenwerken, kan het project slagen.